外貿(mào)進(jìn)銷存系統(tǒng)把庫存混亂問題從根源解決

做外貿(mào)的誰沒遇過庫存的糟心事？

倉庫里明明記著 “燈具剩 200 件”，銷售接單時(shí)卻發(fā)現(xiàn)實(shí)際只剩 80 件，只能跟客戶道歉說 “得等 15 天補(bǔ)貨”；

好不容易把貨發(fā)出去，算利潤時(shí)又懵了，采購成本、海運(yùn)費(fèi)、關(guān)稅加起來，手動(dòng)算三遍三個(gè)數(shù)，到底賺沒賺錢都沒底。

這些 “庫存亂、利潤糊” 的問題，其實(shí)靠外貿(mào)進(jìn)銷存系統(tǒng)就能解決。

先說說庫存混亂的根源，大多是 “信息不同步”，銷售接單在筆記本記，倉庫備貨靠口頭傳，采購補(bǔ)貨到了才往表格里填，等發(fā)現(xiàn) “銷售接的單超庫存” 時(shí)，要么讓客戶等，要么臨時(shí)高價(jià)調(diào)貨，兩頭不討好。

外貿(mào)進(jìn)銷存系統(tǒng)的核心就是讓 “采購、銷售、庫存” 三個(gè)環(huán)節(jié)的信息串起來，比如孚盟ERP進(jìn)銷存模塊，銷售在系統(tǒng)里錄訂單時(shí)，界面會(huì)直接顯示 “當(dāng)前庫存 80 件，需補(bǔ)貨 120 件”，不用再跑去問倉庫；倉庫收到新貨，掃碼入庫后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更新庫存數(shù)，銷售那邊實(shí)時(shí)能看見，再也不會(huì) “接單時(shí)沒貨，備貨后積壓”。

比如你給某款產(chǎn)品設(shè) “庫存低于 50 件就預(yù)警”，系統(tǒng)一旦監(jiān)測到庫存到 49 件，就會(huì)彈消息提醒 “該補(bǔ)貨了”，還會(huì)根據(jù)最近 3 個(gè)月的銷售數(shù)據(jù)，算出來 “建議補(bǔ) 100 件，夠賣 2 個(gè)月”。

采購不用再憑感覺下單，也不用怕補(bǔ)多了占資金、補(bǔ)少了斷貨。之前有個(gè)做家居外貿(mào)的朋友，用系統(tǒng)前經(jīng)常 “椅子補(bǔ)了 300 件，結(jié)果只賣出去 50 件，堆在倉庫占地方”，用了預(yù)警功能后，補(bǔ)貨準(zhǔn)確率高了 70%，資金周轉(zhuǎn)快多了。

再講利潤核算，外貿(mào)的利潤算起來比內(nèi)貿(mào)麻煩多了 —— 要算采購的人民幣成本，還要折合成美元報(bào)給客戶，中間有匯率差；海運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、關(guān)稅這些雜項(xiàng)加進(jìn)來，手動(dòng)算很容易漏。

進(jìn)銷存系統(tǒng)能把這些數(shù) “自動(dòng)串起來”：錄入采購單時(shí)填 “100 件，每件 80 元”，系統(tǒng)記好成本；錄入訂單時(shí)填 “100 件，每件 15 美元，匯率 7.2”，系統(tǒng)自動(dòng)算 “銷售收入 10800 元”；再把海運(yùn)費(fèi) “2000 元”、關(guān)稅 “800 元” 錄進(jìn)去，系統(tǒng)直接出 “利潤 = 10800-8000-2000-800=0”—— 哦，這單沒賺錢，得趕緊跟客戶談漲價(jià)，或者找更便宜的物流。

這樣算出來的利潤準(zhǔn)，還快，不用財(cái)務(wù)加班對(duì)賬，管理層當(dāng)天就能知道 “哪筆單賺錢、哪筆單虧本”，調(diào)整策略也及時(shí)。

每月底做 “庫存盤點(diǎn)” 時(shí)，不用再讓倉庫員工挨個(gè)點(diǎn)貨、填表格。打開系統(tǒng)的 “盤點(diǎn)功能”，掃碼槍掃一下貨物條碼，系統(tǒng)就會(huì)顯示 “系統(tǒng)庫存 100 件，實(shí)際掃碼 98 件”，直接標(biāo)紅差異，再查 “最近誰領(lǐng)過貨沒登記”，1 小時(shí)就能盤完，比以前 “盤一天還對(duì)不上數(shù)” 強(qiáng)太多。

外貿(mào)進(jìn)銷存系統(tǒng)不是 “給倉庫加個(gè)軟件”，而是讓采購、銷售、財(cái)務(wù)都能對(duì)著同一套準(zhǔn)數(shù)據(jù)干活，少點(diǎn)扯皮，多點(diǎn)效率。