做外貿(mào)業(yè)務(wù)，總會(huì)遇到需要接待客戶的時(shí)候，很多外貿(mào)朋友就犯愁，第一次接待國外客戶不知道應(yīng)該怎么辦。

今天分享一下在接待國外客戶時(shí)的注意事項(xiàng)，除了要調(diào)整好心態(tài)，更要掌握和客戶溝通的技巧，希望朋友們在接待客戶的時(shí)候都能非常順利。

【如果我們的內(nèi)容對(duì)你有所幫助，別忘了關(guān)注我們！后續(xù)還會(huì)有更多關(guān)于外貿(mào)管理和外貿(mào)營銷的干貨文章。】

01

調(diào)整好心態(tài)

在接待國外客戶的時(shí)候一定要放松心態(tài)，本著一個(gè)平等的態(tài)度去談合作。因?yàn)榭蛻羰潜贾嶅X才來和我們合作的，本就是互惠互利的關(guān)系，并沒有誰求著誰或者施舍這樣的心態(tài)，也不要覺得是我們的客戶就要矮別人一截。所以說，客戶的心思也不要去猜，只要知道我們之間就是合作一起賺錢的關(guān)系就可以了。

02

確認(rèn)客戶來訪詳情

同客戶商討參觀訪問行程表, 在與公司接待部門溝通之后, 把一切敲定后, 發(fā)送郵件和傳真讓客戶確認(rèn), 同時(shí)讓工廠或者公司這邊做好接待準(zhǔn)備。

提前做好接待一些細(xì)節(jié)上的準(zhǔn)備，看看產(chǎn)品的細(xì)節(jié)和生產(chǎn)車間的細(xì)節(jié)，一切做到最好，揚(yáng)長避短，把想要展現(xiàn)給客戶的東西充分的表現(xiàn)出來，讓客戶看到最好的一面。

需要確認(rèn)客戶的到訪時(shí)間、同行人數(shù)、是否需要安排接機(jī)，根據(jù)情況協(xié)助客戶預(yù)定酒店。如果客戶需要我們協(xié)助預(yù)定酒店，則需要了解他們能承受的價(jià)位，他們路線安排以確定合適的酒店地址、客戶的人數(shù)和房型、是否吸煙等。根據(jù)客戶的情況，提供一些可以選擇的酒店建議，最好提供相應(yīng)的網(wǎng)址，讓客戶自行確定最終下榻的酒店。

03

提前了解客戶信息

了解客戶，包括客戶的詳細(xì)聯(lián)系資料、公司背景、公司實(shí)力、經(jīng)營狀況、經(jīng)營范圍、客戶此次來訪的目的、主要對(duì)什么感興趣。還要了解一些該公司的股份結(jié)構(gòu)，還包括該公司的經(jīng)營狀況、技術(shù)水平、近三年的公司資產(chǎn)和負(fù)債情況。

詳細(xì)了解外國談判人員的具體情況，包括年齡、學(xué)歷、愛好、健康狀況、在外國公司的職位、在商業(yè)史上的表現(xiàn)、對(duì)投資項(xiàng)目的興奮程度。調(diào)查客戶性質(zhì)，客戶來之前就需要對(duì)客戶進(jìn)行一些評(píng)估，是哪國人？是是零售還是批發(fā)?網(wǎng)站是什么么內(nèi)容？針對(duì)于哪些產(chǎn)品？區(qū)域市場在哪等等。

了解客人的宗教問題，以便接待客戶。同時(shí)要多了解客人國家習(xí)俗、習(xí)慣和喜好、注意細(xì)節(jié)、對(duì)自己所在城市文化以及景點(diǎn)也盡可能多了解，對(duì)本國文化當(dāng)然應(yīng)該多了解，客人問的時(shí)候至少也應(yīng)知道一點(diǎn)，這些知識(shí)都能贏得客人對(duì)我們的一些尊敬。

04

接待細(xì)節(jié)準(zhǔn)備

參觀和談判可能用到的物品、公司大廳的歡迎客戶來訪之類的歡迎詞，這會(huì)讓客人感覺其受到重視。提前告訴前臺(tái)接待有XX公司客戶來訪，若接待人員能記住來訪的客人名字就更好了。

會(huì)議室的布置、談判材料的準(zhǔn)備、包括企業(yè)演示的準(zhǔn)備、以及相關(guān)的需要，以展示客戶的文件，證明公司的實(shí)力。

要做好接機(jī)牌和公司大廳要布置好接待的場景，公司里面的接待室一定要做好處理，保持干凈整潔。咖啡果汁、小食品糖果、客人小禮物及樣品的準(zhǔn)備。

事先確定與外商談判的三種方案：最佳方案、折衷方案和妥協(xié)方案，并制定為實(shí)現(xiàn)上述三種方案的戰(zhàn)略和手段。

05

合理安排宴請(qǐng)

訪問洽談結(jié)束，若仍有時(shí)間，可以征詢外商意見，并主動(dòng)提出宴請(qǐng)。宴請(qǐng)時(shí)，人越少越好。如果你英語很好，則無妨；英語不大好的，盡量避免什么特色菜，這類菜就怕國外客戶不能接受，而且頗費(fèi)時(shí)間，等待的冷場尷尬局面，會(huì)讓宴會(huì)成為一種折磨。

此外，接待各國買家時(shí)，務(wù)必要注意文化差異問題。

小結(jié)

總之，以“大家一起做生意”的平常心態(tài)，而不是“接待貴賓”的夸張方式，去接待第一個(gè)到訪外商，事情會(huì)更好辦。并且在外商走后要寫一封感謝函，感謝客戶的來訪以及對(duì)招待不周的一些情況感到抱歉，歡迎再次來公司指導(dǎo)工作。