告別手動錄單！AI郵件Agent自動提取訂單信息

2025 年 3 月，海關總署發布《關于推進智慧海關建設的公告》，鼓勵企業“提前申報、數據先行”。傳統錄單流程——下載附件→打開 PDF→手敲品名規格→核對金額→生成 SO——平均 15 分鐘/單，且錯誤率 8–12%。

AI Pro 智能體的“郵件管理Agent”用 NLP 把郵件正文 + 附件里的訂單信息直接映射到銷售訂單，實測平均 90 秒完成一次“郵件→SO”閉環。

一、實測郵件樣本

客戶郵件主題：PO-2025-03-18-Rev.2

附件：PDF + Excel 各 1 份，含 6 個 SKU、總金額 USD 31 240、交期 2025-05-15、貿易術語 DDP Chicago。

二、4 個關鍵設置

    模板對齊：在系統內提前建立“客戶料號 ? 內部料號”映射表，Agent 識別到客戶料號 “ABC-001” 時自動替換成內部料號 “FG-8801”，避免人工二次修改。

    字段置信度閾值：系統給出“置信度 95% 以上”才自動填充，低于 95% 標黃待人工確認。

    多幣種識別：郵件內出現 “￥” 和 “USD” 混寫，Agent 自動以郵件落款幣種為準，并在備注欄提示匯率 7.10。

    交期計算：客戶寫 “May 15”，系統根據“DHL Express 7 天 + 報關 2 天”自動反推最晚發貨日為 2025-05-05，并生成日程提醒。

三、實測結果

? 自動填充準確率：98.3%（僅 1 項包裝規格因 PDF 掃描模糊需手動修改）。

? 耗時：郵件打開到 SO 草稿生成 87 秒。

? 后續動作：點擊“生成附件”→系統按 SO 內容自動生成 Proforma Invoice → 自動回郵件 → 客戶 3 分鐘后確認無誤。

四、人工干預 3 場景

    手寫 PO：客戶手寫掃描件，OCR 識別率 85%，需人工補錄數量。

    多版本 PO：客戶同一天發 Rev.1 & Rev.2，Agent 自動以時間戳最新為準，并在日志標記差異。

    溢短裝條款：若客戶備注 “±5% Qty acceptable”，Agent 在 SO 備注欄自動加條款，避免倉庫按固定數量備料。

五、流程嵌入建議

? 建立“AI 錄入 → 人工復核 → 財務審核”三級節點，責任到人。

? 每周導出“置信度 <90% 字段清單”，反向優化客戶模板，從源頭減少歧義。

? 與 ERP API 打通：SO 確認后自動推送庫存占用，避免超賣。

一句話定位：客戶 PO 郵件一到，90 秒生成銷售訂單并回傳 PI。

技術細節：

? 郵件解析——同時解析正文 + PDF + Excel 三種格式，多模態置信度加權融合，整體準確率 98.3%。

? 幣種/匯率——若郵件出現“USD 31,240 or RMB equivalent”，系統默認以郵件落款幣種為準，并在 SO 備注欄寫入“Exchange rate locked at 7.10 for 7 days”。

? 交期反推——根據 DDP Chicago + DHL Express 7 天 + 報關 2 天，自動反推最晚發貨日 2025-05-05，并同步到日程提醒。

立即上手的技巧：

① 在“客戶料號映射表”里把客戶料號、內部料號、包裝規格三列對齊，Agent 一旦識別不到規格，會優先提示人工補錄，減少漏項；

② 若客戶同一天發 Rev.1 & Rev.2，系統默認以時間戳最新為準，并在差異報告里用黃色高亮改動項，人工 10 秒即可復核。

郵件 Agent 將“錄單”從體力活變成“復核 + 決策”，在智慧海關新政下，數據越早進入系統，就越能享受“提前申報、貨到即放”的紅利。