做一個優秀的外貿人需要注意很多問題，今天跟大家分享30個溝通技巧，共勉！

當你計劃到海外出差，順道拜訪客戶時，必須先以書信通知對方，也可以以電話向對方確認訪問的日期和目的。如果是臨時決定的拜訪，也要通過對方的秘書安排，告訴她：“I'd like to make an appointment with Mr.Lee”（我想和李先生約見一次），讓對方對你的造訪有所準備，才會有心情和你洽談。

如果溝通是由你發起，提供對手一切的方便，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進行。尤其是當你的溝通對手是遠道而來的，你熱心地告知他：“I will arrange everything” （我會安排一切），不但表現出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你進行溝通。

溝通時，仍然要遵守一般奉行的禮儀和保持良好的儀態，這樣可以增加人們對你的好感，提高你的溝通效率。此外，坐姿不良、在對手講話時左顧右盼，都足以使人對體產生不良的印象，而減低與你洽談的興致。

如果你明顯地犯了錯，并且對別人造成或大或小的傷害，一句充滿歉意的“Im sorry. It is my fault”（對不起，是我的錯），通常能夠獲得對方的原諒。就算他實在很懊惱，至少也能稍微緩和一下情緒。做無謂的辯解，只能火上加油，擴大事端。

以激憤的語氣向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使結果適得其反。服務員上錯了菜、送來的貨物根本不是你訂單上所指明的東西等情況，著實令人懊惱。但是生氣并不能解決問題，不如心平氣和而語氣堅定地告訴對方 “I have a complaint to make”（我有怨言），然后告訴他所發生的事。

具體的物品通常比口頭描述更有說服力。當客戶聽到你說 “We have a pamphlet in English”（我們有英文的小冊子）時，一定會興趣大增，進而問你許多和產品有關的問題。如果你平時資料搜集得全面，便能有問必答。這在商務溝通上是非常有利的。

當會議因冗長而陷于沉悶、緊張的氣氛時，做無意義的僵持是無法獲得令人滿意的結果的。如果能在不打斷對方的情形下提出“How about a break？”（休息一下如何），對方必能欣然接受，緊張的氣氛也立刻得以緩解。當你們再回到會議桌時，也能以清晰的思路繼續溝通。

如果溝通是在你的公司進行，除了應向溝通對手提供舒適的場所以外，更應該盡量配合對手，向他提供有助于溝通進行的服務與設備。例如，告訴他“You can use our office equipment if necessary”（如果必要的話，您可以使用我們的辦公室設備），協助對手對溝通內容做正確的衡量，其結果可能也是對己方極為有利的。

每個人都希望自己的意見受到重視。當你和他人進行溝通時，除了說出自己的想法以外，隨時可加上一句“What is your opinion？”（你的意見是？），不但讓對方感覺受到重視，更能使你們因思想的交流而逐漸達成協議。

如果在溝通場合中，你無法詳實地說出心中的意念，不僅會使對方聽得滿頭霧水，說不定還會讓對方認為你對實際情形根本不了解，而失去和你溝通的興致。因此，要清楚說出你的想法與決定。

任何一個沖突或誤解的產生，都有潛在原因。為什么你的老客戶這回不向你的公司訂貨？為什么對方不能達到你的要求？這種情況發生時，要立刻積極地探索原因。向對方探尋“What seems to be the trouble？”（有什么問題嗎？），都能表示你對事情的關切，知道問題的癥結，才有辦法進行溝通。

當客戶向你提出抱怨時，你應該做的事是設法安撫他。最好的辦法就是對他提出的抱怨表示關切與解決的誠意。你的一句“Please tell me about it”（請告訴我這件事的情況），令對方覺得你有責任感，也會恢復對你的信任。

當損失已經造成時，適時地提出補救方法，往往能使溝通免于陷入僵局，甚至于得以圓滿地達成協議。例如你運送到客戶手上的貨物，的確不是訂單上所標明的，而你又能立即向他保證 “We will send you a replacement right away” （我們會立即寄給您一批替換品），客戶心中的憂慮必定立刻減半，而愿意考慮您的提議。

商務洽談中，一旦牽扯到金額、交貨條件和日期時，除了洽談當時要用口頭復述加以確認外，合約擬好后，更要詳細地過目一遍。一旦發現疑點，應立刻詢問對方“Is this what we decided？”（這是我們說定的嗎？），任何合約上的問題，寧可羅嗦一點，也決不可含糊。

英語不是我們的母語，聽不懂是很自然的。聽不懂又裝懂，那才是有害的。其實請人家重復或再講清楚一點并不難，你只要說“Would you mind repeating it？”（您介意再講一遍嗎？），相信對方不但會再說一遍，而且連速度都會放慢些。

連續發問溝通對手給予肯定答復的問題，最后引導他對你的主要建議也作肯定的答復，是絕對要花費一番心思的。通常溝通對手只對自己有利的問題，才會痛快地回答“Yes”。因此，在溝通場合開始前，不妨先細心地想一下，你所希望對方接受的條件，對他有什么好處，試著以“Is it important that …？”（…是不是對您很重要？），獲得他的肯定，那么要使你的建議通過也不難了。

溝通雙方的互相讓步，最常見的例子就是討價還價。買方希望賣方減價一百五十元，而賣方只想減價五十元，雙方一陣討價還價之后，最后減了一百元。不論你的對手是如何的咄咄逼人，你總得做一個最后的讓步：“The best compromise we can make is … ”（我們所能做的最好的折衷辦法是…），然后堅定不移，否則如果讓步得太過，你可就要有所損失了。

在商場上講求信用，一旦允諾人家的事情，要再反悔，會令人產生不良印象。因此，在下決定之前，務必要經過深思熟慮。如果你正在和客戶商談一件無法遂下決定的事時，不妨請他給你一點時間“Please let me think it over”（請讓我考慮一下），切記，倉促地下決定往往招致嚴重的后果。

在商務溝通上，該拒絕時，就應該斬釘截鐵地說“No”。如果你說“No，but…”，對方便清楚地知道你是拒絕了，但似乎還可以談談。這個時候，你因為已先用“No”牽制對方，而站在溝通的有利位置上了。

當你的溝通對方需要時間來考慮一下方案時，千萬不要一直催促他“Hare you decided？”（你決定了沒有？），那樣你不但干擾了他的思考，也可能激怒他。結果原本可能達成的協議或許就此泡湯了。

面對對方所提無法接受的提議，沉默是最有力的回答。這種無動于衷所帶給溝通對手的壓力，遠大于澆他一盆冷水。每達成一項協議，要記得提醒對方“Let us have the agreed items recorded”（我們將達成協議的項目記錄下來）。

磋商者往往為了達成協議而向交涉對手做過份不實的吹噓。這種情形在向他人推銷產品時，尤其常見。顧客因聽信你的吹牛而購買產品，進而造成損失，輕者不再與你打交道；嚴重的，恐怕還要告你欺詐，劃不來！所以在向他人做“We can give you a guarantee 100 years”（我們可以給您一百年的保證）這一類的承諾時，最好先斟酌一番。

在溝通開始以前，最好事先得知溝通對手的行程表，并盡量配合。當你和客戶談好了一切細節以后，你對他說“I will have my secretary type the contract for you to sign at once, then I will drive you to the airport for your flight at 7：00”（我會讓我的秘書立刻將合同打好給您簽名，然后，我開車送您去機場搭七點鐘的飛機），想必他一定會感激你的周到細心，因此也會采取合作的態度。

如果協議達成，而你仍流連忘返，則有以下兩種危險：溝通對手改變主意或者你可能因松懈而口不擇言，說錯了話。因此商議一完成，立即以 “I am glad to have met you, Mr. Lee”（李先生，很高興認識您）收場，告別離去。

任何有心溝通的人，都希望他的溝通對手是個舉足輕重的人物。讓對手認為你是有決策力的人，最直接的方法便是一見面就告訴他“You can ask me any question”（您可以問我任何問題），如果你在對方面前處處顯得緊張兮兮，對方必定會懷疑他跟你之間的溝通效果。因此面對每一個溝通場合，一定要充滿信心。

每個人都對自己的才能引以為榮。向你的溝通對手表示你認知他的能力，并寄希望他有所表現：“I know you are good at handling difficult situations, and I believe I can count on you"（我知道你擅于處理棘手問題，并相信我可以依賴您），相信他一定不愿意讓你失望。

當對手正在為某個問題煩惱，而你正好能夠幫他忙，一句 “I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company” （我相信我們的專家能提供對貴公司問題有幫助的建議），必能使他寬慰不已，立刻表現合作的態度，而你的溝通力也大大增加了。

說服溝通對手的技巧之一，就是強調雙方的相同點，使其產生認同感，進而達成協議。一個賣主告訴老客戶產品漲價的最常見理由就是“Our costs are way up too”（我們的成本也上漲了），使客戶覺得他的對手和他一樣，正面臨著漲價的處境。這時候買主再不愿意，也只好接受漲價的必然結果了。

要使溝通徹底失敗，最好的辦法就是使你的溝通對手顏面盡失。但這該不是你所要的結果吧？向對方提出質疑時，要確定將矛頭指向事情本身，而不是對手身上：“Your views regarding management differ mine”（您的經營觀點和我的不同）。